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Handwerkerrechnung: Das solltest du wissen

Finde Handwerker | letztes Update: 18.09.2018

Auf einer Handwerkerrechnung müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben für die Rechnungsstellung enthalten sein. Aber es gibt hier etwas zusätzlich zu beachten, insbesondere dann, wenn Handwerkerleistungen später von der Steuer abgesetzt werden sollen. Hier erfährst du, worauf du unbedingt achten solltest.

Gesetzliche Pflichtangaben: Das muss eine Rechnung enthalten

Es gibt einige Angaben, die eine Rechnung in jedem Fall enthalten muss. Dass diese korrekt aufgeführt sind, ist auch in deinem Interesse – denn wenn nicht, kannst auch du Probleme bekommen und nicht nur der Rechnungsaussteller.

Diese Angaben müssen in Rechnungen nach § 14 und § 14a UStG seit dem 1. Januar 2004 aufgeführt werden:

  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt
  • Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag und Steuersatz (gesondert aufgeführt, wenn verschiedene Steuersätze angewendet werden)
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen an Privatpersonen

Wenn es sich um eine Schlussrechnung handelt und vorher bereits über Teilleistungen Rechnungen ausgestellt wurden, müssen diese Teilentgelte und auf die entsprechenden Steuerbeträge abgesetzt werden. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden muss nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen angegeben werden. Das dürfte bei deiner Handwerkerrechnung in der Regel nicht relevant sein. Auch eine Differenzbesteuerung, wie sie bei Gebrauchtwaren oder Reiseleistungen angewendet wird, tritt hier eher nicht auf.

Wenn du dir aber unsicher bist, ob eine Rechnungsstellung korrekt ist und Nachteile für dich befürchtest, solltest du dir gegebenenfalls fachkundigen Rat einholen, zum Beispiel von einem Steuerberater.

Was passiert bei unvollständigen Rechnungsangaben?

Wenn eine Rechnung nicht alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält, könnte der Vorsteuerabzug oder auch die gesamte Rechnung vom Finanzamt als Betriebsausgabe nicht anerkannt werden. In diesem Fall droht eine Steuernachzahlung. Daher solltest du eingehende Rechnungen am besten immer sofort checken, ob alle Angaben korrekt sind, und wenn nicht, eine neue Rechnung anfordern.

Sonderregelung für Kleinunternehmer

Wenn es sich bei deinem Handwerker um einen Kleinunternehmer handelt, muss er keine Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall steht in der Rechnung meist auch ein entsprechender Hinweis darauf, dass er unter die “Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG” fällt. Alle anderen Pflichtangaben müssen aber auch solche Rechnungen enthalten.

Besonderheiten bei Handwerkerrechnungen

Bei der Handwerkerrechnung gibt es noch etwas mehr zu beachten. Denn unter bestimmten Voraussetzungen lassen sich Handwerkerleistungen, genau wie haushaltsnahe Dienstleistungen, von der Steuer absetzen. Und ganz wichtig ist, das entsprechend schon bei der Rechnungsstellung zu berücksichtigen.

Denn der Staat begünstigt nur die Arbeitskosten des Handwerkers, darüber hinaus noch Fahrt-, Entsorgungs- und Maschinenkosten sowie Kleinverbrauchsmittel. Materialkosten für dein Renovierungsprojekt, die auf der Handwerkerrechnung erscheinen, können dagegen von dir gar nicht bei der Steuer eingesetzt werden.

Daher müssen in der Handwerkerrechnung die unterschiedlichen Posten immer einzeln aufgeführt sein, damit du dir den Steuervorteil sichern kannst. Dabei ist es übrigens möglich, die Arbeits- und Materialkosten einfach jeweils als Pauschale und prozentual im Rechnungsbetrag auszuweisen. Zum Beispiel bei Wartungskosten basieren die Verträge oft auf einer Mischkalkulation, so dass dein Handwerker hier einfach für die Steuer einen prozentualen Arbeitskostenanteil angeben kann.

Insgesamt können 20 Prozent der Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten direkt von der Einkommenssteuer abgezogen werden. Maximal 6.000 Euro für Handwerkerleistungen kannst du als Privatperson jährlich einsetzen und auf diese Weise deine Einkommenssteuer um bis zu 1.200 Euro reduzieren.

Handwerkter beim Boden verlegen

Foto: pixabay

Voraussetzungen für die steuerliche Begünstigung

Diese Voraussetzungen musst du für die steuerliche Anerkennung der Handwerkerleistungen außerdem noch erfüllen:

  • Du muss den Auftrag für die Reparatur-, Wartungs- oder Sanierungskosten als Privatperson vergeben
  • Die Arbeiten müssen für eine von dir selbst genutzte Immobilie erbracht worden sein. Bei einem Umzug kannst du aber sowohl Kosten für die alte wie für die neue Wohnung absetzen.
  • Die Begleichung der Rechnung muss per Überweisung erfolgen. Bei Barzahlung gibt es diesen Steuervorteil nicht.

Es können alle Kosten für Renovierungsarbeiten und Verschönerungen am und im Haus – vom Dach bin in den Keller – und auf dem Grundstück eingesetzt werden. Gartenarbeiten wie die Anlage oder Umgestaltung von Gärten, Erd- und Pflanzarbeiten können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Auch für Anbauten wie einen Wintergarten oder eine Garage gilt die Begünstigung.

Wichtig ist, dass die Arbeit bei dir zu Hause erfolgt. So kannst du zum Beispiel von einem Handwerker die Wände malern, eine neue Küche aufbauen oder deine Heizung warten lassen und diese Kosten dann bei der Steuer geltend machen. Wenn aber Gegenstände für eine Reparatur außer Haus gebracht werden, wie zum Beispiel Holzmöbel zum Tischler oder ein Sofa zum Polsterer, ist das leider nicht möglich.

Tipp: Da Neubauten von der steuerlichen Begünstigung der Handwerkerleistungen ausgenommen sind, musst du erst einmal eingezogen sein, um entsprechende Posten absetzen zu können. Es lohnt sich also gegebenenfalls, kleinere Ausbauarbeiten auf die Zeit nach dem Einzug zu verschieben.

Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen

Auch ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht nach §14b Abs. 1 UStG gehört auf eine Handwerkerrechnung, die an Privatkunden ausgestellt wird. Denn wenn du deine Kosten steuerlich geltend machen willst, musst du die Handwerkerrechnung zwei Jahre aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem du die Leistung in Anspruch genommen hast.

Fazit: Genau hinschauen lohnt sich!

Handwerkerrechnungen müssen nicht nur wie andere Rechnungen korrekt mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben ausgestellt werden, sondern hier gibt es etwas mehr für dich zu beachten. Jedenfalls, wenn du Handwerkerleistungen von der Steuer absetzen willst. Es lohnt sich, genau zu prüfen, ob alle für eine steuerliche Berücksichtigung in Frage kommenden Positionen tatsächlich extra aufgeführt wurden. Denn das ist am Ende bares Geld für dich – was man bei Renovierungen immer gut bebrauchen kann.

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